INEFISIENSI DALAM BUSINESS PROCESS

Sebenarnya, apa sih yang dimaksud dengan “inefisiensi”?. Jika merujuk pada pengertian secara ekonomi, kata itu ya merupakan kebalikan dari efisiensi. Secara garis besar, efisiensi itu sendiri bisa diartikan pemaksimalan serta pemanfaatan seluruh sumber daya dalam proses produksi barang dan jasa. Efisien menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang disusun W.J.S. Poerwadarminta memiliki arti cermat, tidak membuang-buang energi dan waktu, paling sesuai dan tepat untuk suatu tujuan. Penekanannya ada pada tidak membuang-buang energi dan waktu serta tepat tujuan. Sementara inefisiensi sendiri memiliki arti sebaliknya. Aktifitas yang terjadi justru hal-hal yang berkonotasi pemborosan dan tidak tepat sasaran.

Kali ini saya akan membahas mengenai Inefisiensi Business Process (Proses Bisnis). Proses bisnis merupakan roda penggerak suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Namun pada kenyataannya, dalam menjalankan bisnis pasti akan ditemukan kasus inefisiensi. Setidaknya ada tujuh jenis inefisiensi yang sering dijumpai pada proses bisnis suatu perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1.      Over-Produksi

Over-Produksi dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Contoh bentuk inefisiensi ini antara lain pembuatan kemasan yang lebih cepat dari isinya sehingga kemasan menumpuk di gudang (manufaktur), mencetak laporan-laporan yang terlalu banyak yang sebenarnya “tidak” dibutuhkan (perkantoran), dan penambahan fitur ekstra yang kurang berguna bagi user (software development).

2.      Pergerakan

Pergerakan yang dimaksud di sini adalah pergerakan atau perpindahan karyawan di tempat kerja yang terlalu sering dan cenderung berlebihan. Contohnya adalah perpindahan karyawan untuk menata barang di gudang (manufaktur), berjalan ke/dari mesin fotokopi (perkantoran), dan perpindahan karyawan untuk mencari informasi (software development).

3.      Menunggu

Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktivitas apapun. Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kentara dan banyak terjadi di organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini antara lain produksi berhenti karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti karena menunggu persetujuan dari atasan (perkantoran), dan pembangunan software belum bisa dimulai karena masih menunggu customer menyusun kebutuhan software-nya (software requirement) terlebih dahulu (software development).

4.      Transportasi

Transportasi yang dimaksud adalah setiap perpindahan pekerjaan atau kertas form dari satu step ke step berikutnya pada suatu proses. Contohnya adalah pemindahan material ke atau keluar gudang (manufaktur), perpindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain, atau dari satu kantor ke kantor lain (perkantoran), serta serah terima dan instalasi hasil pengerjaan (software development).

5.      Proses Ekstra

Proses ekstra maksudnya adalah melakukan sesuatu yang sebenarnya sudah tidak perlu dilakukan lagi. Contoh pemborosan jenis ini antara lain proses produksi yang tidak efisien karena alat yang sudah tidak memadai (manufaktur), entry data yang sebenarnya telah tersedia sebelumnya atau tersedia di divisi lain (perkantoran), kode program selalu dibuat dari awal untuk setiap project karena tidak memiliki source code library ataupun framework (software development).

6.      Inventaris (Inventory)

Pemborosan pada inventaris adalah dikarenakan persediaan yang terlalu berlebihan, yang sering tejadi karena produksi yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer. Contohnya dapat berupa menumpuknya bahan baku di gudang (manufaktur), persediaan peralatan kantor yang terlalu banyak (perkantoran), dan banyaknya dokumen requirement dalam bentuk kertas (software development).

7.      Rusak atau Cacat

Rusak atau cacat yang dimaksud disini adalah segala bentuk kesalahan, error, atau koreksi akibat dari pekerjaan atau aktivitas yang tidak dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak atau cacat merupakan bentuk inefisiensi yang paling banyak ditemukan di semua organisasi. Bentuk-bentuk dari pemborosan ini antara lain barang hasil produksi yang cacat (manufaktur), input data yang salah ataupun adanya kesalahan pencetakan dokumen (perkantoran), dan bug yang tidak ditemukan ketika fase testing (software development).

Ketujuh inefisiensi tersebut, setidaknya bisalah kita jadikan gambaran untuk berpikir bagaimana caranya agar inefisensi tidak terjadi lagi. Menurut saya, Inefisiensi itu bisa dikurangi dengan business process yang sudah direncanakan dengan matang.

Sumber : http://www.anneahira.com/business-process.htm

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s